PROGRAM KERJA
BIDANG HUMAS, PEMENTASAN DAN KEPRODUKSIAN
UKM SWAGAYUGAMA
PERIODE 2013
- A. Sekilas Mengenai Bidang Humas, Pementasan Dan Keproduksian
Bidang humas, pementasan dan keprokduksian merupakan dua sub bidang yang berbeda, yaitu mencakup humas serta pementasan dan keprokduksian. Humas dan Pementasan merupakan kegiatan pentas swagayugama yang bekerjasama dengan pihak lain untuk mengisi acaradan tidak mendapatkan pendanaan dari rektorat. Sedangkan keprokduksian merupakan kegiatan swagayugama yang dilakukan secara rutin setiap tahun atau setiap beberapa bulan sekali dan mendapatkan pendanaan dari rektorat. Dinamakan bidang humas dan pementasan karena bidang ini menangani pentas swagayugama yang bekerjasama dengan pihak lain dalam mengisi sebuah acara (Insidental). Sedangkan diberi nama bidang keprokduksian karena menangani keprokduksian yang dilakukan rutin oleh swagayugama setiap tahunnya. Bidang ini harus ada karena berperan sebagai jembatan antara Swagayugama dengan pihak lain. Di samping itu, melalui bidang ini dapat mengasah kemampuan dalam berkeproduksian. Bidang ini telah ada pada tahun sebelumnya dan tidak mengalami perubahan nama hanya saja perbedaannya terletak pada penggabungan sub bidang. Pada tahun sebelumnya, bidang tersebut dipisah untuk memudahkan dalam menjalankan tugas.Akan tetapi realitasnya kurang komunikasi karena sebenarnya bidang ini merupakan satu tubuh yang tidak bisa dipisahkan.Oleh karena itu pada tahun ini bidang tersebut digabung kembali agar tidak terjadi miskomunikasi.Pemaparan di atas menunjukkan bahwa penggabungan sub bidang tersebut terlihat berat, akan tetapi mudah jika dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
- B. PROGRAM KERJA SUB BIDANG HUMAS DAN PEMENTASAN
| No | Nama Kegiatan | Rencana Pelaksanaan | Keterangan | Terlaksana/ belum terlaksana |
| 1 | Bekerjasama dengan pihak lain dalam menerima dan melakukan kunjungan | Sewaktu waktu | Membuka ruang komunikasi antara Swagayugama dengan pihak lain | |
| 2 | Bekerjasama dengan pihak lain untuk melaksanakan pementasan (insidental) | Sewaktu waktu | Membuka ruang pihak lain untuk mengapresiasi tari dan karawitan Gaya Yogyakarta | |
| 3 | Evalusi rutin setelah melakukan kunjungan atau pementasan | Setelah pementasan atau kunjungan | Evaluasi diharapkan agar pentas atau kunjungan selanjutnya akan lebih baik | |
| 4 | Menjalin silaturahmi dengan Alumni swagayugama bekerja sama dengan Kabid riset, social dan publikasi | Sewaktu waktu | Kegiatan ini dilakukan agar hubungan antara Swagayugama dengan alumni terjalin dengan baik. | |
| 5 | Bekerjasama dengan kabid karawitan dan tari dalam penentuan artistic dan repertoar setiap pementasan (insidental) | Setiap ada pementasan | Kegiatan ini dilakukan untuk menjamin adanya rotasi artistic | |
| 6 | Bertanggung jawab kepada ketua dan anggota Swagayugama terhadap pementasan insidental yang berkaitan dengan UKM swgayugama | Setiap ada pementasan | Semua kegiatan diketahui oleh ketua dan anggota | |
| 7 | Revisi MoU | Februari minggu ke – 3 | untuk pegangan setiap bekerja sama dengan pihak lain | |
| 8 | Penggunaan kartu nama dan ID card swagayugama setiap kerjasama dengan pihak lain | Sewaktu- waktu | Mempermudah untuk saling menukar informasi |
- C. PROGAM KERJA SUB BIDANG KEPRODUKSIAN
| No | Nama Kegiatan | Rencana Pelaksanaan | Keterangan | Terlaksana/ belum terlaksana |
| 1 | Pentas rutin paket wisata keraton | Februari, mei, oktober, desember | Pentas yang dilakukan dikeraton Yogyakarta | |
| 2 | Pentas mandiri | April minggu ke 1 | Pentas untuk memperingati ulang tahun swaga | |
| 3 | Pentas unggulan | Januari atau incidental | Pentas untuk berpartisipasi | |
| 4 | Pentas rutin wisuda | Menyesuaikan dengan pihak Rektorat | Pentas untuk mengiringi wisuda | |
| 5 | Pentas akhir tahun | September | Pentas yang dilakukan di akhir tahun | |
| 6 | Pembaharuan SOP | Februari minggu ke 2 | Panduan kerja keprokduksian | |
| 7 | Bekerjama dengan anggota UKM swagayugama dalam setiap keproduksian | Setiap ada keproduksian | Keproduksian dijalankan oleh anggota UKM swagayugama |
- D. DESKRIPSI PELAKSANAAN PROGRAM KERJA
- A. SUB BIDANG HUMAS DAN PEMENTASAN
- 1. Bekerjasama dengan pihak lain untuk menerima kunjungan dan melakukan kunjungan.
Tujuan
Kegiatan ini bertujuan menerima pengunjung dan mengunjungi pihak lain yang ingin bertukar informasi tentang kesenian jawa gaya Yogyakarta.
Latar Belakang
Kesenian jawa gaya Yogyakarta akan terus lestari jika ada orang yang melestarikannya salah satunya kerjasama dengan pihak lain untuk belajar dan mengetahui tentang karawitan dan tari klasik gaya Yogyakarta.Kegiatan ini sudah dilakukan pada tahun sebelumnya semoga pada tahun ini akan lebih banyak pengunjung yang ingin tahu dan belajar kesenian jawa gaya Yogyakarta.
Rencana Kegiatan
Kegiatan nantinya dapat berupa penjelasan dari pakar kesenian dan dapat dilakukan Tanya jawab, merekapun juga mempraktekan langsung mengenai tari dan karawitan. Sehingga pihak tersebut dapat mengetahuikesenian jawa gaya Yogyakarta dan dapat melestarikannya.
Target
Harapannya mereka dapat mengetahui apa saja kesenian jawa gaya Yogyakarta dan dapat melestarikannya.
Biaya
Biaya operasional yang akan dikeluarkan kurang lebih Rp 200.000,- untuk membeli minuman dan makanan kecil.
- 2. Bekerjasama dengan pihak lain untuk melaksanakan pementasan (insidental).
Tujuan
Pementasan ini dilakukan untuk mengisi suatu acara yang dilakukan oleh pihak terkait. Pementasan insidental sebagai ruang mengenalkan kesenian jawa gaya Yogyakarta dan tempat mengapresiasikan kemampuan anggota swagayugama.
Latar Belakang
Kerjasama dalam hal pementasan (insidental) merupakan hal yang tidak dapat dihindari karena kesenian jawa akan lestari bila ada pihak yang melestarikannya dengan memanfaatkan UKM/ sanggar yang menekuni kesenian jawa gaya Yogyakarta. Progam ini lanjutan dari tahun sebelumnya.
Rencana pelaksanaan
Kegiatan ini dilakukan sewaktu waktu sesuai dengan kebutuhan pihak lain. Isi kegiatan dapat mementaskan tari dan atau karawitan sesuai kebutuhan.
Target
Kegiatan ini dapat menjalin hubungan baik dengan pihak lain.
Biaya
Seluruh biaya operasional ditanggung oleh pihak yang bersangkutan sesuai dengan kesepakatan.
- 3. Evalusi rutin setelah melakukan pementasan dan menerima kunjungan
Tujuan
Evaluasi bertujuan untuk menilai hasil apa yang telah dilakukan pada pementasan, menerima, dan melakukan kunjungan. Sehingga, dalam pementasan, menerima, dan melakukan mampu memberikan yang terbaik untuk pihak lain.
Latar belakang
Evaluasi merupakan hal yang penting untuk meningkatkan kualitas dalam pementasan, menerima, dan melakukan untuk memberikan yang terbaik dalam setiap pementasan.
Rencana kegiatan
Kegiatan ini dipimpin oleh PJ pementasan dan dievaluasi oleh seluruh anggota yang terlibat.
Target
Swagayugama pada pementasan selanjutnya menunjukan peningkatan dan tidak mengulangi lagi kekurangan pada pementasan sebelumnya.
Biaya
Rp.0,-
- 4. Menjalin silaturahmi dengan Alumni swagayugama bekerja sama dengan bidang riset, social, dan dokumentasi.
Tujuan
Menjalin silaturahmi dengan alumni swagayugama bertujuan agar hubungan baik dengan alumni tidak terputus.Sehingga alumni dapat memberikan pengalaman dan saran kepada anggota swagayugama untuk swaga yang lebih baik.
Latar belakang
Alumni dapat meliputi anggota luar biasa dan anggota kehormatan yang telah berpengalaman dalam mengelola dan menjalankan organisasi Swagayugama.Sehingga, saran dan masukan diperlukan untuk kemajuan, dan kebaikan swagayugama kedepannya.
Rencana kegiatan
Kegiatan ini berupa sharing, berbagi pengalaman, berbagi informasi setiap kegiatan Swagayugama untuk aktif mengikuti kegiatan Swagayugama.
Target
Harapannya adalah hubungan anggota dengan alumni Swagayugama dapat terjalin dengan baik.
Biaya
Biaya operasional yang dikeluarkan kurang lebih Rp 200.000,- untuk beli minuman dan makanan kecil.
- 5. Bekerjasama dengan kabid karawitan dan tari dalam penentuan artistic dan repertoar setiap pementasan (insidental).
Tujuan
Kerjasama ini untuk merotasi anggota swagayugama dalam setiap pementasan dan untuk mempelajari repertoar yang lain agar setiap pementasan repertoar yang diberikan tidak sama.
Latar belakang
Penentuan artistic menuntut seluruh anggota swagayugama memiliki kemampuan yang sama dan peluang yang sama sesuai bidangnya. Kerjasama ini telah dilakukan setiap melakukan pementasan (incidental).
Rencana kegiatan
Kerjasama ini untuk mendiskusikan penentuan artistic agar semua anggota Swagayugama memiliki peluang yang sama.
Target
Harapannya anggota swagayugama mempunyai kemampuan yang sama antara anggota satu dengan yang lain dan tidak membeda bedakan setiap anggota.
Biaya
Rp. 0,-
- 6. Bertanggung jawab kepada ketua dan anggota terhadap seluruh pementasan insidental.
Tujuan
Bertanggungjawab kepada ketua dan kepada anggota Swagayugama atasseluruh pementasan dari awal hingga akhir.
Latar belakang
Dalam setiap pementasan insidental membutuhkan orang yang bertanggung atas pementasan tersebut untuk menangani proses transaksi, tata rias dan lain sebagainya. Di samping itu, dibutuhkan pula adanya laporan atas hasil kegiatan kepada ketua dan anggota Swagayugama.
Rencana kegiatan
Mengatur segala proses yang terjadi dalam pementasan.
Target
Agar tidak terjadi kesalahan atau tidak terjadi hal- hal yang tidak dinginkan misalnya dalam tranksasi lupa membawa kwintasi, tidak mendapatkan ruang ganti dan lain sebagainya.
Biaya
Rp. 0,-
- 7. Revisi MoU.
Tujuan
Pembuatan MoU bertujuan untuk mempermudah dalam persetujuan bekerjasama dengan pihak lain untuk melakukan pementasan serta tidak ada pihak yang dirugikan.
Latar belakang
Dalam mencapai kesepakatan bersama harus ada patokan untuk menentukan besarnya tranksasi, hak hak yang diperoleh sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
Rencana kegiatan
Kegiatan ini berupa perundingan dan menandatangani nota kesepahaman atas kesepakatan bersama.
Target
Saling memberikan keuntungan antara pihak Swagayugama dengan pihak lain.
Biaya
Rp 5000.
- 8. Penggunaan kartu namadan ID card swagayugama setiap kerjasama dengan pihak lain.
Tujuan
Penggunaan kartu nama bertujuan untuk mempermudah tukar informasi mengenai swagayugama.
Latar belakang
Dalam berhubungan dengan orang lain pastinya membutuhkan kontak alamat yang akan digunakan oleh pihak yangberkaitan maka dengan penguunaan kartu nama Swagayugama untuk memudahkan pertukaran informasi baik secara sms, jaringan social, twitter,FB dan sebagainya
Rencana kegiatan
Pihak lain dapat berinteraksi langsung dengan Kabid Humas atau dapat mendapatkan informasi lewat jejaring social, twitter,FB dan sebagainya.Kegitan ini bekerjasama dengan sekretaris dan bidang riset, social dan publikasi.
Target
Swagayugama semakin dikenal oleh orang lain danada yang memanfaatkan swaga guna melestarikan kesenian jawa.
Biaya
Rp. 0,-
- B. SUB BIDANG KEPRODUKSIAN
- 1. Pentas rutin paket wisata keraton.
Tujuan
Tujuan kegiatan ini adalah pengabdian terhadap keraton Yogyakarta Hadiningrat untuk mengisi paket wisata keraton.
Latar belakang
Kegiatan ini merupakan pentas rutin swagayugama dalam mengisi paket wisata keraton yang dilakukan di Bangsal Sri Manganti pada hari minggu sesuai dengan waktu yang telah ditentukan oleh keraton. Pentas ini merupakan ajang aktualisasi bagi anggota sebagai pelestari kesenian jawa gaya Yogyakarta dan pengabdian terhadap kerton Yogyakarta hadiningrat.
Rencana pelaksanaan
Kegiatan ini dilakukan empat kali dalam setahun yang bertempat di Bangsal Sri Manganti keraton Yogyakarta Hadiningrat pada hari minggu sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Pentas berupa beksan yang diiringi oleh gamelan komplit (pengrawit) dengan paugeran yang telah ditentukan.
Target
Harapannya swagayugama tetap diakui sebagai pelestari kesenian jawa gaya Yogyakarta dan sebagai ajang aktualisasi selaku pelestari.
Biaya
Pentas ini mengeluarkan biaya operasional kurang lebih 2 juta setiap pementasannya.
- 2. Pentas mandiri.
Tujuan
Pentas mandiri ini dilakukan sebagai ajang menambah pengalaman dalam mengaktualisasikan kemampuan anggota dalam berkesenian dan berkeproduksian karena segala proses kegiatan dikelola anggota swagayugama.
Latar belakang
Sebagai rasa senang terhadap terbentuknya UKM kesenian jawa gaya Yogyakarta UGM, serta untuk menghormati pendiri Swagayugama. Maka diselenggarakan peringatan hari ulang tahun swagayugama yang jatuh pada 6 Maret berupa pementasan. Pementasan tersebut selain bertujuan untuk mengungkapkan rasa syukur, tetapi juga untuk menghibur serta mengenalkan UKM Swagayugama.
Rencana kegiatan
Kegiatan ini akan diisi dengan pementasan beksan dan karawitan yang dilaksanakan disekitar UGM.
Target
Terselenggaranya sebuah pementasan sebagai ajang bagi anggota untuk menambah pengalaman dalam berkesenian dan berkeproduksian.
Biaya
Biaya yang dikeluarkan sekitar Rp 7.000.000
- 3. Pentas unggulan.
Tujuan
Tujuan dari kegiatan adalah ikut berpatisipasi dalam pementasan baik ditingkat nasional maupun internasional
Latar belakang
Pentas unggulan merupakan pentas partisipasi yang diselenggarakan setiap tahun sekali baik di tingkat nasional maupun internasional.
Rencana kegiatan
Kegiatan ini meliputi kegiatan partisipasi antara lain pentas TBY, FKY, dan miyos gongso.
Target
Terselenggaranya kegiatan tersebut dapat menambah pengalaman dalam berkesenian.
Biaya
Biaya yang dikeluarkan @ 2.000.000
- 4. Pentas rutin wisuda
Tujuan
Pentas ini bertujuan untuk mengiringi acara wisuda mahasiswa UGM yang dilakukan di grha sabha pramana dan mengenalkan kepada para wisuda adanya kesenian jawa gaya Yogyakarta di UGM.
Latar belakang
UGM merupakan universitas yang berada di Yogyakarta yang memiliki keanekaragaman seni budaya . Oleh karena itu untuk menjujung tinggi dan menghormati kesenian jawa gaya Yogyakarta sudah sepantasnya jika para wisudawan UGM sebelum masuk ruang wisuda diiringi dengan kesenian jawa gaya Yogyakarta untuk mengenalkan salah satu kesenian jawa Yogyakarta yang berada di UGM.
Rencana kegiatan
Pentas ini dilaksanakan di grha sabha pramana UGM.Jadwal pelaksanaan mengikuti jadwal wisuda S1, S2 dan D3. Pentas ini hanya dilakukan oleh para pengrawit.
Target
Menambah pengalaman dan mengapresiasikan kemampuan para pengrawit.
Biaya
Tidak ada biaya yang dikeluarkan
- 5. Pentas akhir tahun
Tujuan
Bertujuan sebagai tolok ukur anggota swagayugama dalam berkeproduksian dan dalam menekuni kesenian jawa gaya Yogyakarta .
Latar belakang
Agenda akhir tahun diadakan pada akhir tahun untuk menunjukan eksistensi swagayugama kepada masyarakat umum.
Rencana kegiatan
Kegiatan ini berupa pentas besar yang diselenggarakan ditempat terbuka dan untuk umum
Target
Anggota swagayugama dapat menunjukan eksistensinya kepada masyarakat bahwa UGM memiliki dan melestarikan kesenian jawa gaya Yogyakarta dan tidak kalah penting dengan sekolah kesenian yang ada di Yogyakarta.
Biaya
Biaya yang dikeluarkan sekitar Rp 30.000.000
- 6. Pembaharuan SOP.
Tujuan
Tujuan ini adalah membantu dalam pelaksanaan kegiatan pementasan sesuai situasi sekarang ini.
Latar belakang
Sarana pembantu anggota UKM swagayugama dalam menjalankan keproduksian yang berupa job desc yang meliputi perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.Apa saja yang harus dilakukan dalam keproduksian
Rencana kegiatan
Kegiatan ini dilakukan dalam bentuk diskusi membicarakan job desc agar pentas selanjutnya menalami peningkatan dan memberikan yang terbaik.
Target
Dalam menjalankan keproduksian sudah ada penunjuk dan tidak bingung apa saja yang harus dilakukan setiap bagian.
Biaya
Tidak ada biaya yang dikeluarkan
- 7. Bekerjasama dengan anggota UKM swagayugama dalam setiap keproduksian
Tujuan
Tujuan dari kerjasama ini memberi kesempatan kepada anggota untuk belajar berorganisasi dan juga memiliki pengalaman dalam bidang keproduksian.
Latar belakang
Setiap keproduksian dijalankan oleh seluruh anggota UKM swagayugama secara bergilir. Tujuannya agar seluruh anggota swagayugama mempunyai pengalaman dan wawasan tentang keproduksian.
Rencana kegiatan
Kegiatan ini berupa pemilihan pimpinan produksi yang dilakukan secara bergilir dan beregenerasi.
Target
Anggota memiliki kemampuan memimpin dan mengatur organisasi maupun berkeproduksian
Biaya
Rp 0,-