PROGRAM KERJA
SEKRETARIS
UKM SWAGAYUGAMA
PERIODE 2013
- A. PENDAHULUAN
Perkembangan zaman menuntut UKM SWAGAYUGAMA untuk memahami dan membuka wawasan khususnya Seni Jawa Klasik Gaya Yogyakarta, dan sebagai sebuah organisasi yang baik haruslah memiliki manajemen dan kepengurusan organisasi yang baik pula.
Manajemen koordinasi internal, sistem administrasi rapat, tata administrasi surat merupakan hal yang cukup penting dalam suatu organisasi karena sangat berperan dalam terlaksananya program kerja yang telah direncanakan. Oleh sebab itu, dibutuhkan sekretaris yang berperan dalam mengelola dan melakukan pendataan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi sehingga aktivitas organisasi dapat berjalan lancar.
Dalam periode kepengurusan mendatang, ada beberapa program kerja sekretaris yang kami buat sebagai tindak lanjut dari GBHK yang telah disusun sebelumnya serta wujud tanggung jawab kami yang nantinya sebagai pengururus UKM SWAGAYUGAMA periode 2013.
- B. RENCANA KEGIATAN
|
No |
Nama Kegiatan |
Rencana Pelaksanaan |
Keterangan |
|
|
1 |
Revisi SOP kesekretariatan |
Januari |
Meliputi SOP koordinasi internal, sistem administrasi rapat, tata administrasi surat, dll | |
|
2 |
Database surat |
Kepengurusan |
Meliputi pencatatan surat masuk-keluar dalam file | |
|
3 |
Notulensi dan absensi |
Kepengurusan |
Setiap rapat | |
|
4 |
Papan time line SWAGAYUGAMA |
Februari |
Berupa papan timeline 1 tahun semua bidang kepengurusan UKM SWAGAYUGAMA | |
|
5 |
Database keanggotaan |
2 kali dalam satu tahun awal kepengurusan dan gelex (Maret&Oktober) |
Dipilih pada waktu tersebut, menindak lanjuti AD-ART tentang keanggotaan aktif ., biasa dan luar biasa bekerjasama dengan bidang Karawitan dan Bidang Tari | |
|
6 |
Inventarisasi aset |
Mulai bulan januari |
Bekerja sama dengan kabid tari, kabid karawitan, kostum dan inventaris, dan riset sosial dan dokumentasi (dicek setiap 2 bulan) | |
|
7 |
Kaderisasi staf |
Mulai sebelum pelantikan |
Dipilih 2 orang staf yaitu 2011 dan 2012 untuk regenerasi. | |
|
8 |
Pemanfaatan alat-alat kesekretariatan |
Mulai setelah Kepengurusan |
– | |
|
9 |
Pengadaan dan peremajaan alat-alat kesekretariatan |
Kepengurusan (insidental) |
*insidental |
|
|
10 |
Merapikan lemari kesekretariatan | Setiap 3 minggu sekali | Dapat menyesuaikan sesuai kebutuhan | |
|
11 |
Pembuatan dan pengarsipan proposal dan LPJ | Insidental | Sesuai SOP | |
- C. DESKRIPSI PELAKSANAAN PROGRAM KERJA
- 1. Revisi SOP kesekretariatan
Tujuan
- Semua Kegiatan kesektretariatan UKM SWAGAYUGAMA memiliki aturan dan pedoman teknis pelaksanaan kegiatan.
- Terkontrolnya semua kegiatan kesekretariatan UKM SWAGAYUGAMA.
- Terjalin koordinasi antara ketua, sekretaris dan staf.
Latar Belakang
Sebuah kebidangan organisasi harus memiliki sebuah standar prosedur operasional yang mengatur dan memberikkan pedoman dalam teknis pelaksanaan kegiatan. Dalam kebidangan sekretaris, Kegiatan ini sangat penting karena akan menentukan keseragaman langkah teknis yang diambil seperti koordinasi internal (jenis rapat), sistem administrasi rapat, tata administrasi surat (tata kelola surat, pembuatan surat, proposal, LPJ, dll). Dengan pertimbangan tersebut, maka kami perlu mengadakan kegiatan ini.
Rencana Kegiatan
Pada revisi SOP sekretariatan ini dilakukan oleh internal kepengurusan sekretaris beserta staf dengan mempertimbangkan SOP kepengurusan sebelumnya dan usulan dari narasumber sesuai dengan kebutuhan.
Target
- Revisi SOP dapat diselesaikan smpai akhir bulan januari sesuai dengan AD-ART dan budaya organisasi UKM SWAGAYUGAMA.
- Terjalin koordinasi antara ketua dan sekretaris.
- SOP yang dibuat mencakup koordinasi internal, sistem administrasi rapat,dan tata administrasi surat (tata kelola surat, pembuatan surat, proposal, LPJ, dll).
- Berkoordinasi dengan sekretaris periode sebelumnya dan narasumber lain.
- Semua kegiatan kesekretariatan dari semua kegiatan UKM SWAGAYUGAMA terkontrol dan menjalankan SOP yang telah dibuat.
Biaya
Rp 0,-
- 2. Database Surat
Tujuan
- Memperlancar kegiatan UKM SWAGAYUGAMA
- Mendata surat masuk dan surat keluar UKM SWAGAYUGAMA
Latar belakang
Sebuah organisasi (UKM) perlu melakukan pendataan terkait dengan surat masuk dan keluar agar semua kegiatan UKM dapat diketahui dan terkontrol dengan baik. Dengan pertimbangan tersebut, maka kami perlu mengadakan kegiatan ini.
Rencana kegiatan
Kegiatan ini dilakukan selama kepengurusan 2013, dengan mencatat semua surat masuk dan keluar dalam bentuk buku maupun softfile. Untuk surat masuk segera diproses dan dikoordinasikan dengan ketua dan kebidangan PSDM dan Publikasi (apabila kegiatan bersifat umum untuk anggota). Untuk surat keluar, Sekretaris membuat surat yang sekiranya diperlukan demi kelancaran kegiatan UKM SWAGAYUGAMA. Pembuatan surat selambat- lambatnya seminggu sebelum surat tersebut digunakan, selambat-lambatnya H-1 dari deadline dikumpulkan. Untuk ketentuan lain akan diatur dalam SOP yang akan dibuat.
Target
- Pembuatan surat selambat-lambatnya seminggu sebelum surat tersebut digunakan. Selambat-lambatnya H-1 dari deadline dikumpulkan.
- Semua surat masuk dan surat keluar tercatat dalam bentuk softfile
- Surat masuk terkoordinasi dengan kebidangan PSDM dan Publikasi dan ketua sebelum dipublikasikan di internal UKM.
Biaya
Rp 0,-
- 3. Notulensi dan absensi
Tujuan
- Tertib administrasi dalam organisasi
- Semua hal yang menjadi bahasan dan hasil rapat UKM SWAGAYUGAMA tercatat dalam softfile.
- Mampu menjadi fasilitator dalam penyediaan informasi terkait rapat UKM SWAGAYUGAMA.
- Referensi informasi keaktifan anggota dalam kegiatan rapat.
Latar belakang
Notulensi dan absensi rapat adalah salah satu tugas utama seorang sekretaris. Sehingga kegiatan ini masuk dalam program kerja kami.
Rencana kegiatan
Notulensi rapat dicatat dalam buku khusus notulensi dan disalin dalam bentuk softfile dan dapat diakses oleh anggota yang ingin mencari informasi terkait hasil rapat seijin sekretaris. Hal-hal yang dicatat adalah topik bahasan dalam rapat dan juga hasil atau keputusan akhir rapat.
Semua notulensi rapat dalam bentuk softfile yang telah ditentukan dapat dikirimkan selambat-lambatnya 3 hari setelah rapat dilaksanakan kepada sekretaris SWAGAYUGAMA atau yang diberi wewenang melakukan hal tersebut, dengan ketentuan :
- Notulensi Rapat Pengurus Harian dibuat oleh Sekretaris atau yang diwakilkan.
- Notulensi Rapat keproduksian/ kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris keproduksian atau yang diwakilkan.
- Notulensi Rapat kebidangan dibuat oleh salah seorang anggota rapat.
- Notulensi Rapat Kesekretariatan dibuat oleh Sekretaris atau yang diwakilkan.
Absensi rapat dicatat dalam buku absen rapat dan dicantumkan dalam notulensi rapat.
Target
- Semua notulensi dan absensi kegiatan rapat disampaikan kepada sekretaris
- Sekretaris memiliki database semua catatan notulensi rapat dalam lingkup UKM SWAGAYUGAMA
Biaya
Rp 0,-
- 4. Papan Time Line SWAGAYUGAMA
Tujuan
- Keterbukaan program kerja pengurus harian UKM SWAGAYUGAMA kepada anggota.
- Sebagai media informasi bagi anggota tentang peta langkah kerja UKM SWAGAYUGAMA.
- Media pengenalan UKM SWAGAYUGAMA.
Latar belakang
Dalam dunia organisasi, banyak terjadi kepengurusan yang tertutup dan terkesan tidak transparan dan otoriter. Kepengurusan seperti ini seringkali menimbulkan kecurigaan baik dari anggota maupun pihak luar terhadap kepengurusan yang sedang berjalan.
Kami, Pengurus Harian UKM SWAGAYUGAMA 2013 menghindari kejadian seperti ini dan mencoba untuk terbuka dalam gerak, dan tujuan demi keselarasan langkah semua elemen organisasi. Untuk itu, kami membuat program kerja papan time line SWAGAYUGAMA.
Rencana kegiatan
Papan time line dibuat dari bahan white board yang akan ditempatkan di bagian atas dari papan tulis SWAGAYUGAMA. Time line ini berisi tentang pemetaan kegiatan setiap kebidangan/divisi dalam 1 tahun (12 bulan) kepengurusan. Sehingga dalam satu kolom akan memuat informasi tentang kegiatan salah satu kebidangan pada 1 bulan tertentu.
Pada kepengurusan tahun 2013 ini terdapat 8 kebidangan (Sekretaris; Bendahara; Publikasi dan PSDM; Humas, Pementasan dan keproduksian; Tari; Karawitan; Kostum dan Inventaris; Riset, sosial dan dokumentasi), sehingga akan terbentuk kolom 12×8.
Target
- Time line ini pada ahir februari sudah selesai dibuat.
- Dapat memberi gambaran tentang peta langkah UKM SWAGAYUGAMA kepada anggota.
- Anggota tahu dan faham tentang program kerja dan kegiatan yang akan dijalankan.
- Tercipta suatu keharmonisan langkah semua lini UKM SWAGAYUGAMA.
- Dapat menjadi media keterbukaan pengurus harian kepada semua anggota.
Biaya
Bahan white board Rp 60.000,-
- 5. Database Keanggotaan
Tujuan
- Memiliki database dan pusat informasi tentang keanggotaan UKM SWAGAYUGAMA.
- Mendata anggota aktif dan tidak aktif serta anggota resmi UKM SWAGAYUGAMA.
Latar belakang
Rekapitulasi daftar anggota UKM SWAGAYUGAMA sehingga memudahkan dilakukan pendataan. Selain itu, database daftar anggota memudahkan dalam suatu proker yang memerlukan daftar nama anggota.
Rencana kegiatan
Dilakukan pendataan ulang anggota UKM SWAGAYUGAMA dua kali dalam satu tahun yaitu setelah gelex (bulan Oktober) dan setelah makrab (bulan maret) diadakan. Sehingga akan diperoleh data terbaru tentang keanggotaan biasa dan luarbiasa, serta keaktifan dalam UKM. Sesuai AD-ART, keanggotaan luarbiasa dibatasi berjumlah maksimal 10 orang dan menyatakan kesediaan secara tertulis. Hal ini nantinya dapat dipakai sebagai referensi dalam perekrutan keproduksian maupun pentas.
Target
- Setidaknya mampu merekab anggota baru 2012 dan angkatan 2011 dalam database anggota ini.
- Menjadi pusat referensi dan informasi keanggotaan UKM SWAGAYUGAMA.
Biaya
Rp 0,-
- 6. Inventarisasi Aset
Tujuan
- Tertib administrasi dalam organisasi
- Semua aset UKM SWAGAYUGAMA tercat dalam inventarisasi dan memiliki identitas masing-masing.
- Mampu menjadi fasilitator dalam penyediaan informasi terkait inventaris UKM SWAGAYUGAMA
- Antisipasi penyalah gunaan aset UKM SWAGAYUGAMA.
Latar belakang
Dalam sebuah organisasi, perlu dilakukan pencatatan/ inventarisasi untuk mengetahui aset-aset yang dimiliki, sehingga tidak ada penyalahgunaan aset serta untuk memudahkan pendataan. Inventarisasi ini juga akan memberikan informasi tentang keadaan aset serta memberikan gambaran tentang kebijakan yang akan diambil organisasi tersebut kedepannya, terlebih dalam hal pengadaan barang.
Rencana kegiatan
Penyusunan inventarisasi dilakukan mulai bulan Januari 2013 setelah serah terima jabatan. Hal ini dilakukan sesegera mungkin untuk mengetahui aset-aset yang dimiliki oleh UKM SWAGAYUGAMA sehingga tidak ada penyalahgunaan aset serta untuk memudahkan pendataan. Inventarisasi aset ini dijalankan dengan mengumpulkan data inventaris dari setiap kebidangan dan memberikan label pada semua aset sebagai identitas barang.
Inventarisasi ini akan dilakukan pengecekan ulang secara berkala setiap 2 bulan untuk mengetahui keadaan aset melalui identitas aset yang telah tercatat. Pengecekan ulang juga ditujukan untuk mendata aset baru.
Target
- Pendataan awal, selesai selambat-lambatnya pada pertengahan bulan Februari.
- Sebagai media informasi tentang inventaris aset UKM SWAGAYUGAMA.
Biaya
Masuk dalam anggaran proker pengadaan alat-alat kesekretariatan.
- 7. Kaderisasi Staf
Tujuan
- Membantu sekretaris dalam melaksanakan program kerja
- Media pendidikan keorganisasian UKM SWAGAYUGAMA kepada staf
- Mempersiapkan regenerasi kepengurusan mendatang
Latar belakang
Regenerasi serta pendidikan keorganisasian merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi serta dengan adanya staf diharapkan mampu membantu sekretaris dalam pelaksanaan program kerja.
Rencana kegiatan
Kegiatan pengangkatan staf ini akan dilaksanakan sebelum makrab/ pelantikan dan bekerja sama dengan divisi PSDM dan publikasi. Staf yang akan diangkat adalah anggota ukm swagayugama 2012 serta memiliki kemampuan dan tanggungjawab sebagai sekretaris. Staf yang diangkat sejumlah 2 orang staf terpilih, yang selanjutnya dibina dan membantu tugas sekretaris selama kepengurusan 2013.
Target
- Terpilih 2 orang staf dengan kemampuan dan tanggungjawab sebagai seorang sekretaris yang baik
- Staf yang terpilih 2 orang anggota 2012
Biaya
Rp 0,-
- 8. Pemanfaatan Alat-Alat Kesekretariatan
Tujuan
- Memanfaatkan alat-alat kesekretariatan UKM SWAGAYUGAMA
Latar belakang
Pemanfaatan alat kesekretariatan merupanan salah satu kegiatan utama seorang sekretaris
Rencana kegiatan
Kegiatan ini bersifat insidental dan setiap saat dapat dilaksanakan mmengingat pemanfaatan alat kesekretariatan akan selalu berlangsung sebagai pendukung pelaksanaan program kerja serta kegiatan UKM SWAGAYUGAMA.
Target
- Mampu memanfaatkan alat-alat kesekretariatan UKM SWAGAYUGAMA
Biaya
Rp 0,-
- 9. Pengadaan dan peremajaan alat-alat kesekretariatan
Tujuan
- Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan dalam kegiatan kesekretariatan
- Memperlancar kegiatan sekretaris dan UKM
Latar belakang
Dengan ketersediaan alat sekretariatan dalam sebuah organisasi diharapkan mampu mendongkrak semangat, serta peningkatan kinerja dari pengurus maupun anggota.
Rencana kegiatan
Pengadaan alat-alat kesekretariatan meliputi kebutuhan sekretaris dan UKM. Di antaranya spidol, kop amplop, kop surat, dll. Dilakukan secara insidental dalam kepengurusan.
Target
- Mampu memenuhi kebutuhan alat-alat kesekretariatan UKM SWAGAYUGAMA
Biaya
Rencana pengeluaran dalam pengadaan alat sekretariatan dalam satu tahun sebagai berikut:
|
Nama Barang |
Keterangan |
Total Biaya |
| a. Buku hardcover |
|
|
| Ukuran 20,5 x 15,5 cm isi 100 | 2 buah @ Rp 9.000,00 |
Rp 18.000,00 |
| Ukuran 20,5 x 15,5 cm isi 50 | 2 buah @ Rp 4.000,00 |
Rp 8.000,00 |
| Kertas A4 | 1 rim @ Rp 35.000,00 |
Rp 35.000,00 |
| b. Spidol Boardmarker | 5 buah @ Rp 6.000,00 |
Rp 30.000,00 |
| c. Lem colek sedang | 2 buah @ Rp 5.000,00 |
Rp 10.000,00 |
| d. Lakban | 5 gulung @ Rp 10.000,00 |
Rp 50.000,00 |
| e. Selotip | 5 gulung @ Rp 3.000,00 |
Rp 15.000,00 |
| f. Double tip | 5 gulung @ Rp 5.000,00 |
Rp 25.000,00 |
| g. Amplop ukuran besar | 2 dus @ Rp 15.000,00 |
Rp 30.000,00 |
| Amplop ukuran sedang | 2 dus @ Rp 10.000,00 |
Rp 20.000,00 |
| h. Materai 3000 | 36 lembar |
Rp 108.000,00 |
| i. Materai 6000 | 36 lembar |
Rp 216.000,00 |
| j. Map | 2 buah @ Rp 3.000,00 |
Rp 6.000,00 |
| k. Stapler kecil | 2 buah @ Rp 4.500,00 |
Rp 9.000,00 |
| m. Pines | 2 buah @ Rp 4.500,00 |
Rp 5.000,00 |
| n. Buku tamu | 3 buah @ Rp 8.000,00 |
Rp 24.000,00 |
| o. Tinta refill printer | 6 botol @ Rp 25.000,00 |
Rp 150.000,00 |
| p. Tinta refill stampel | 6 botol @ Rp 12.000,00 |
Rp 72.000,00 |
| r. Foto copy kesekretariatan | Jumlah belum ditentukan @Rp 150,00 |
Rp 400.000,00 |
|
Jumlah |
Rp 1.231.000,00 |
|
- 10. Merapikan Lemari Kesekretariatan
Tujuan
- Merapikan berkas dan alat-alat sekretaris.
- Memudahkan dalam pemakaian dan pencarian berkas
Latar belakang
Dalam menjalankan tugasnya, apabila didukung dengan berkas dan alat-alat sekretaris yang rapi akan memaksimalkan kerja sekretaris.
Rencana kegiatan
Dokumen dan arsip berupa surat-surat, proposal, dll serta alat-alat kesekretariatan seperti almari, spidol, dll dilakukan penataan & pengecekan minimal 3 minggu sekali.
Target
- Dapat dilaksanakan minimal 3 minggu sekali
- Lemari sekretaris dan isi nya tertata rapi
Biaya
Rp 0,-
- 11. Pembuatan Proposal dan LPJ
Tujuan
- Memperlancar jalannya kegiatan
- Bentuk tanggungjawab adanya kegiatan kepada rektorat
Latar belakang
Dalam mengadakan kegiatan yang mendapat bantuan dana oleh rektorata, perlu dilakukan pembuatan proposal dan LPJ sebagai bentuk pertanggungjawaban.
Rencana kegiatan
Kegiatan yang membutuhkan proposal di anataranya pelantikan anggota baru, pentas rutin Keraton dll. Sekretaris wajib membuat proposal dua minggu sebelum kegiatan dilaksanakan atau dapat ditentukan lain, jika waktu pelaksanaan sangat mendesak.
Target
- Mampu membuat proposal dua minggu sebelum kegiatan
- Membuat LPJ selambat-lambatnya 1 bulan sesudah kegiatan
Biaya
|
Kegiatan |
Keterangan |
Jumlah |
| Cetak proposal dan LPJ | Jumlah belum ditentukan @ Rp 3000,00 |
belum ditentukan |
| Jilid | Jumlah belum ditentukan @Rp 3.000,00 |
belum ditentukan |