PROGRAM KERJA
SEKRETARIS
UKM SWAGAYUGAMA
PERIODE 2014
- PENDAHULUAN
Perkembangan zaman menuntut UKM SWAGAYUGAMA untuk memahami dan membuka wawasan khususnya Seni Jawa Klasik Gaya Yogyakarta, dan sebagai sebuah organisasi yang baik haruslah memiliki manajemen dan kepengurusan organisasi yang baik pula.
Manajemen koordinasi internal, sistem administrasi rapat, tata administrasi surat merupakan hal yang cukup penting dalam suatu organisasi karena sangat berperan dalam terlaksananya program kerja yang telah direncanakan. Oleh sebab itu, dibutuhkan sekretaris yang berperan dalam mengelola dan melakukan pendataan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi sehingga aktivitas organisasi dapat berjalan lancar.
Dalam periode kepengurusan mendatang , ada beberapa program kerja sekretaris yang kami usulkan sebagai tindak lanjut dari GBHK yang telah disusun sebelumnya serta wujud tanggung jawab kami yang nantinya sebagai pengururus UKM SWAGAYUGAMA periode 2014.
- RENCANA KEGIATAN
-
No
Nama Kegiatan
Rencana Pelaksanaan
Keterangan
1
Revisi SOP kesekretariatan Februari
Meliputi SOP koordinasi internal, sistem administrasi rapat, tata administrasi surat, dll 2
Database surat Kepengurusan
Meliputi pencatatan surat masuk-keluar dalam file 3
Notulensi dan absensi Kepengurusan
Setiap rapat 5
Papan time line SWAGAYUGAMA Februari
Berupa papan timeline 1 tahun semua bidang kepengurusan UKM SWAGAYUGAMA 6
Database keanggotaan 2 kali dalam satu tahun awal kepengurusan dan gelex
(maret&oktober)
Dipilih pada waktu tersebut, menindak lanjuti AD-ART tentang keanggotaan aktif ., biasa dan luarbiasa. Bekerja sama dengan kabid tari dan karawitan 7
Inventarisasi aset Selesai akhir maret
Bekerja sama dengan semua kabid (dicek setiap 2 bulan) 8
Rekruitmen staf Sebelum pelantikan
Dipilih 2 orang staf yaitu 2012 dan 2013 untuk regenerasi. 9
Pemanfaatan alat-alat kesekretariatan Mulai setelah Kepengurusan
– 10
Pengadaan dan peremajaan alat-alat kesekretariatan Kepengurusan
(insidental)
- Buku catat surat+notulen
- Spidol white board*
- Tinta cap& white board*
- Amplop*
- Pines papan tempel*
- Map
- Alat tulis sirkulasi*
- dll
*insidental
11
Merapikan lemari kesekretariatan Setiap 3 minggu sekali Dapat menyesuaikan sesuai kebutuhan 12
Pembuatan dan pengarsipan proposal Insidental Sesuai SOP
- DESKRIPSI PELAKSANAAN PROGRAM KERJA
- Pembuatan SOP kesekretariatan
Tujuan
-
Semua kegiatan kesekretariatan UKM SWAGAYUGAMA memiliki aturan dan pedoman teknis pelaksanaan kegiatan.
-
Terkontrolnya semua kegiatan kesekretariatan UKM SWAGAYUGAMA.
-
Terjalin koordinasi antara ketua, sekretaris dan staf.
Latar Belakang
Sebuah kebidangan organisasi harus memiliki sebuah standar prosedur operasional yang mengatur dan memberikkan pedoman dalam teknis pelaksanaan kegiatan. Dalam kebidangan sekretaris, Kegiatan ini sangat penting karena akan menentukan keseragaman langkah teknis yang diambil seperti koordinasi internal (jenis rapat), sistem administrasi rapat, tata administrasi surat (tata kelola surat, pembuatan surat, proposal, LPJ, dll). Dengan pertimbangan tersebut, maka kami perlu mengadakan kegiatan ini.
Rencana Kegiatan
Pada revisi SOP sekretariatan ini dilakukan oleh internal kepengurusan sekretaris beserta staf dengan mempertimbangkan SOP kepengurusan sebelumnya dan usulan dari narasumber sesuai dengan kebutuhan.
Target
-
SOP dapat diselesaikan sampai akhir bulan januari sesuai dengan AD-ART dan budaya organisasi UKM SWAGAYUGAMA.
-
Terjalin koordinasi antara ketua, sekretaris dan staf.
-
SOP yang dibuat mencakup koordinasi internal, sistem administrasi rapat,dan tata administrasi surat (tata kelola surat, pembuatan surat, proposal, LPJ, dll).
-
Semua kegiatan kesekretariatan dari semua kegiatan UKM SWAGAYUGAMA menjalankan SOP yang telah dibuat.
-
Semua kegiatan kesekretariatan dari semua kegiatan UKM SWAGAYUGAMA dapat terkontrol oleh sekretaris.
Biaya
Rp 0,-
- Database Surat
Tujuan
-
Memperlancar kegiatan UKM SWAGAYUGAMA
-
Mendata surat masuk dan surat keluar UKM SWAGAYUGAMA
Latar belakang
Sebuah organisasi (UKM) perlu melakukan pendataan terkait dengan surat masuk dan keluar agar semua kegiatan UKM dapat diketahui dan terkontrol dengan baik. Dengan pertimbangan tersebut, maka kami perlu mengadakan kegiatan ini.
Rencana kegiatan
Kegiatan ini dilakukan selama kepengurusan 2014, dengan mencatat semua surat masuk dan keluar dalam bentuk buku maupun softfile. Untuk surat masuk segera diproses dan dikoordinasikan dengan ketua dan kebidangan PSDM dan Publikasi (apabila kegiatan bersifat umum untuk anggota). Untuk surat keluar, Sekretaris membuat surat yang sekiranya diperlukan demi kelancaran kegiatan UKM SWAGAYUGAMA. Pembuatan surat selambat-lambatnya seminggu sebelum surat tersebut digunakan, selambat-lambatnya H-1 dari deadline dikumpulkan. Untuk ketentuan lain akan diatur dalam SOP yang akan dibuat.
Target
-
Pembuatan surat selambat-lambatnya seminggu sebelum surat tersebut digunakan. Selambat-lambatnya H-1 dari deadline dikumpulkan.
-
Semua surat masuk dan surat keluar tercatat dalam bentuk softfile
-
Surat masuk terkoordinasi dengan kebidangan PSDM dan Publikasi sebelum dipublikasikan di internal UKM.
Biaya
Rp 0,-
- Notulensi dan absensi
Tujuan
-
Tertib administrasi dalam organisasi
-
Semua hal yang menjadi bahasan dan hasil rapat UKM SWAGAYUGAMA tercatat dalam softfile
-
Mampu menjadi fasilitator dalam penyediaan informasi terkait rapat UKM SWAGAYUGAMA
-
Referensi informasi keaktifan anggota dalam kegiatan tapat.
Latar belakang
Notulensi dan absensi rapat adalah salah satu tugas utama seorang sekretaris. Sehingga kegiatan ini masuk dalam program kerja kami.
Rencana kegiatan
Notulensi rapat dicatat dalam buku khusus notulensi dan disalin dalam bentuk softfile dan dapat diakses oleh anggota yang ingin mencari informasi terkait hasil rapat seijin sekretaris. Hal-hal yang dicatat adalah topik bahasan dalam rapat dan juga hasil atau keputusan akhir rapat.
Semua notulensi rapat dalam bentuk softfile yang telah ditentukan dapat dikirimkan selambat-lambatnya 3 hari setelah rapat dilaksanakan kepada sekretaris SWAGAYUGAMA atau yang diberi wewenang melakukan hal tersebut, dengan ketentuan :
-
Notulensi Rapat Pengurus Harian dibuat oleh Sekretaris atau yang diwakilkan.
-
Notulensi Rapat keproduksian/ kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris keproduksian atau yang diwakilkan.
-
Notulensi Rapat kebidangan dibuat oleh salah seorang anggota rapat.
-
Notulensi Rapat Kesekretariatan dibuat oleh Sekretaris atau yang diwakilkan.
Absensi rapat dicatat dalam buku absen rapat dan dicantumkan dalam notulensi rapat.
Target
-
Semua notulensi dan absensi kegiatan rapat disampaikan kepada sekretaris
-
Sekretaris memiliki database semua catatan notulensi rapat dalam lingkup UKM SWAGAYUGAMA
Biaya
Rp 0,-
- Database Keanggotaan
Tujuan
-
Memiliki database dan pusat informasi tentang keanggotaan UKM SWAGAYUGAMA.
-
Mendata anggota aktif dan tidak aktif serta anggota resmi UKM SWAGAYUGAMA.
Latar belakang
Rekapitulasi daftar anggota UKM SWAGAYUGAMA sehingga memudahkan dilakukan pendataan. Selain itu, database daftar anggota memudahkan dalam suatu proker yang memerlukan daftar nama anggota.
Rencana kegiatan
Dilakukan pendataan ulang anggota UKM SWAGAYUGAMA dua kali dalam satu tahun yaitu setelah gelex (bulan Oktober) dan setelah makrab (bulan maret) diadakan. Sehingga akan diperoleh data terbaru tentang keanggotaan biasa dan luarbiasa, serta keaktifan dalam UKM. Sesuai AD-ART, keanggotaan luarbiasa dibatasi berjumlah maksimal 10 orangdan menyatakan kesediaan secara tertulis. Yang nantinya dapat dipakai sebagai referansi dalam perekrutan keproduksian maupun pentas.
Target
-
Setidaknya mampu merekab anggota baru 2012 dan angkatan 2013 dalam database anggota ini.
-
Menjadi pusat referensi dan informasi keanggotaan UKM SWAGAYUGAMA.
Biaya
Rp 0,-
- Inventarisasi Aset
Tujuan
-
Tertib administrasi dalam organisasi
-
Semua aset UKM SWAGAYUGAMA tercat dalam inventarisasi dan memiliki identitas masing-masing.
-
Mampu menjadi fasilitator dalam penyediaan informasi terkait inventaris UKM SWAGAYUGAMA
-
Antisipasi penyalah gunaan aset UKM SWAGAYUGAMA.
Latar belakang
Dalam sebuah organisasi, perlu dilakukan pencatatan/ inventarisasi ntuk mengetahui aset-set yang dimiliki, sehingga tidak ada penyalahgunaan aset serta untuk memudahkan pendataan. Inventarisasi ini juga akan memberikan informasi tentang keadaan aset serta memberikan gambaran tentang kebijakan yang akan diambil organisasi tersebut kedepannya, terlebih dalam hal pengadaan barang.
Rencana kegiatan
Penyusunan inventarisasi dilakukan pada bulan Januari 2014 setelah serah terima jabatan. Hal ini dilakukan sesegera mungkin untuk mengetahui aset-aset yang dimiliki oleh UKM SWAGAYUGAMA sehingga tidak ada penyalahgunaan aset serta untuk memudahkan pendataan. Inventarisasi aset ini dijalankan dengan mengumpulkan data inventaris dari setiap kebidangan dan memberikan label pada semua aset sebagai identitas barang.
Inventarisasi ini akan dilakukan pengecekan ulang secara berkala setiap 3 bulan untuk mengetahui keadaan aset melalui identitas aset yang telah tercatat. Pengecekan ulang juga ditujukan untuk mendata aset baru.
Target
-
Selesai selambat-lambatnya pada pertengahan bulan Maret.
-
Sebagai media informasi tentang inventaris aset UKM SWAGAYUGAMA.
Biaya
Masuk dalam anggaran proker pengadaan alat-alat kesekretariatan.
- Rekruitmen Staf
Tujuan
-
Membantu sekretaris dalam melaksanakan program kerja
-
Media pendidikan keorganisasian ukm swagayugama kepada staf
-
Mempersiapkan regenerasi kepengurusan mendatang
Latar belakang
Regenerasi serta pendidikan keorganisasian merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi serta dengan adanya staf diharapkan mampu membantu sekretaris dalam pelaksanaan program kerja.
Rencana kegiatan
Kegiatan pengangkatan staf ini akan dilaksanakan sebelum pelantikan dan bekerja sama dengan divisi PSDM dan publikasi. Staf yang akan diangkat adalah anggota ukm swagayugama 2012 dan 2013 serta memiliki kemampuan dan tanggungjawab sebagai sekretaris. Staf yang diangkat sejumlah 2 orang staf terpilih.
Target
-
Terpilih 2 orang staf dengan kemampuan dan tanggungjawab sebagai seorang sekretaris yang baik
-
Staf yang terpilih 1 orang anggota 2012 dan 1 orang anggota 2013
Biaya
Rp 0,-
- Pemanfaatan Alat-Alat Kesekretariatan
Tujuan
-
Memanfaatkan alat-alat kesekretariatan UKM SWAGAYUGAMA
Latar belakang
Pemanfaatan alat kesekretariatan merupanan salah satu kegiatan utama seorang sekretaris
Rencana kegiatan
Kegiatan ini bersifat insidental dan setiap saat dapat dilaksanakan mmengingat pemanfaatan alat kesekretariatan akan selalu berlangsung sebagai pendukung pelaksanaan program kerja serta kegiatan UKM SWAGAYUGAMA.
Target
-
Mampu memanfaatkan alat-alat kesekretariatan UKM SWAGAYUGAMA
Biaya
Rp 0,-
- Pengadaan dan peremajaan alat-alat kesekretariatan
Tujuan
-
Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan dalam kegiatan kesekretariatan
-
Memperlancar kegiatan sekretaris dan UKM
Latar belakang
Dengan ketersediaan alat sekretariatan dalam sebuah organisasi diharapkan mampu mendongkrak semangat, serta peningkatan kinerja dari pengurus maupun anggota.
Rencana kegiatan
Pengadaan alat-alat kesekretariatan meliputi kebutuhan sekretaris dan UKM. Di antaranya spidol, kop amplop, kop surat, dll. Dilakukan secara insidental dalam kepengurusan.
Target
-
Mampu memenuhi kebutuhan alat-alat kesekretariatan UKM SWAGAYUGAMA
Biaya
Rencana pengeluaran dalam pengadaan alat sekretariatan dalam satu tahun sebagai berikut:
|
No |
Nama Barang |
Barang |
Harga Satuan |
Total |
|
|
Jumlah |
Satuan |
||||
| Kebutuhan Kesekretariatan | |||||
|
1 |
Buku folio hardcover | ||||
| Ukuran 20,5 x 15,5 cm isi 100 |
2 |
Buah |
Rp 9.000,00 |
Rp 18.000,00 |
|
| Ukuran 20,5 x 15,5 cm isi 50 |
2 |
Buah |
Rp 4.500,00 |
Rp 9.000,00 |
|
|
2 |
Kertas A4 |
4 |
Rim |
Rp 35.000,00 |
Rp 140.000,00 |
|
3 |
Spidol Boardmarker |
10 |
Buah |
Rp 6.000,00 |
Rp 60.000,00 |
|
4 |
Lem |
4 |
Buah |
Rp 2.500,00 |
Rp 10.000,00 |
|
5 |
Lakban |
5 |
Gulung |
Rp 10.000,00 |
Rp 50.000,00 |
|
6 |
Double tip |
5 |
Gulung |
Rp 5.000,00 |
Rp 25.000,00 |
|
7 |
Amplop ukuran besar |
4 |
Dus |
Rp 15.000,00 |
Rp 60.000,00 |
|
8 |
Amplop ukuran sedang |
4 |
Dus |
Rp 10.000,00 |
Rp 40.000,00 |
|
9 |
Stampel baru |
1 |
Buah |
Rp 80.000,00 |
Rp 80.000,00 |
|
10 |
Materai 6000 |
36 |
Lembar |
Rp 7.000,00 |
Rp 252.000,00 |
|
11 |
Materai 3000 |
36 |
Lembar |
Rp 4.000,00 |
Rp 144.000,00 |
|
12 |
Map |
2 |
Buah |
Rp 3.000,00 |
Rp 6.000,00 |
|
13 |
Bolpoint |
2 |
Dus |
Rp 19.500,00 |
Rp 39.000,00 |
|
14 |
Tinta refill stampel |
4 |
Botol |
Rp 12.000,00 |
Rp 48.000,00 |
|
15 |
Pines |
2 |
Buah |
Rp 4.500,00 |
Rp 9.000,00 |
|
16 |
Buku tamu |
3 |
Buah |
Rp 8.000,00 |
Rp 24.000,00 |
|
17 |
Tinta refill printer |
6 |
Botol |
Rp 30.000,00 |
Rp 180.000,00 |
|
18 |
Box file |
2 |
Buah |
Rp 20.000,00 |
Rp 40.000,00 |
|
19 |
Cetak kop surat |
2 |
Rim |
Rp 100.000,00 |
Rp 200.000,00 |
|
20 |
Tinta refill spidol |
4 |
Botol |
Rp 12.000,00 |
Rp 48.000,00 |
|
21 |
Pembuatan Tiang bendera |
1 |
Buah |
Rp 300.000,00 |
Rp 300.000,00 |
|
22 |
Penggaris Acrelic |
3 |
Buah |
Rp 2.000,00 |
Rp 6.000,00 |
|
23 |
Penggaris besi 1 meter |
1 |
Buah |
Rp 60.000,00 |
Rp 60.000,00 |
|
24 |
Corection Pen |
2 |
Buah |
Rp 4.000,00 |
Rp 8.000,00 |
|
25 |
Kertas F4 |
2 |
Rim |
Rp 35.000,00 |
Rp 70.000,00 |
- Merapikan Lemari Kesekretariatan
Tujuan
-
Merapikan berkas dan alat-alat sekretaris.
-
Memudahkan dalam pemakaian dan pencarian berkas
Latar belakang
Dalam menjalankan tugasnya, apabila didukung dengan berkas dan alat-alat sekretaris yang rapi akan memaksimalkan kerja sekretaris.
Rencana kegiatan
Dokumen dan arsip berupa surat-surat, proposal, dll serta alat-alat kesekretariatan seperti almari, spidol, dll dilakukan penataan & pengecekan minimal 3 minggu sekali.
Target
-
Dapat dilaksanakan minimal 3 minggu sekali
-
Lemari sekretaris dan isi nya tertata rapi
Biaya
Rp 0,-
- Pembuatan Proposal dan LPJ
Tujuan
-
Memperlancar jalannya kegiatan
-
Bentuk tanggungjawab adanya kegiatan kepada rektorat
Latar belakang
Dalam mengadakan kegiatan yang mendapat bantuan dana oleh rektorat, perlu dilakukan pembuatan proposal dan LPJ sebagai bentuk pertanggungjawaban.
Rencana kegiatan
Kegiatan yang membutuhkan proposal di anataranya pelantikan anggota baru, pentas rutin Keraton, dll. Sekretaris wajib membuat proposal dua minggu sebelum kegiatan dilaksanakan atau dapat ditentukan lain, jika waktu pelaksanaan sangat mendesak.
Target
-
Mampu membuat proposal dua minggu sebelum kegiatan
-
Membuat LPJ selambat-lambatnya 1 minggu sesudah kegiatan
Biaya
-
Kegiatan
Keterangan
Jumlah
Cetak proposal dan LPJ Jumlah belum ditentukan @ Rp 3000,00
belum ditentukan
Jilid Jumlah belum ditentukan @Rp 3.000,00
belum ditentukan